Gagnez du temps, gérez vos salles municipales en quelques clics
Optimisez le processus de réservation, le suivi de la facturation et des contrats tout en offrant une interface conviviale aux agents et aux utilisateurs.
Les fonctionnalités du module de gestion des salles
Conçu pour optimiser le suivi des réservations, le module de gestion des salles permet aux agents d’automatiser la création de contrats, de simplifier les paiements et d’avoir un calendrier pour chaque salle.
- Demande de réservation en ligne des citoyens et des associations
- Paramétrage des caractéristiques de chaque salle (capacité, équipements, récurrence, périodes de fermetures, etc.)
- Calendrier de gestion pour chaque salle affichant les réservations
- Suivi du matériel dédié à chaque salle
- Validation automatique ou manuelle des demandes de réservation
- Génération automatique de contrats de location pour chaque réservation
- Système de signature électronique pour les contrats et autres documents
- Gestion des paiements et de la facturation liés aux réservations
- Gestion des états des lieux d'entrée et de sortie
- Traitement simplifié des annulations et des modifications de réservations
- Envoi d'alertes aux utilisateurs concernant les réservations, les paiements et les annulations
- Génération de rapports sur les réservations, les revenus et l'utilisation des salles
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Une réunion d’information vous permettra de découvrir Gallia et d’évaluer son intérêt pour votre collectivité.
Quelques précisions complémentaires
Caractéristiques des salles et validation automatique ou manuelle
Cette fonctionnalité permet aux agents de configurer les caractéristiques de chaque salle (Capacité, accès PMR, tarifs, matériel associé, période d’ouverture, règlement, etc…).
Les demandes de réservation peuvent ensuite être traitées automatiquement selon des critères prédéfinis ou manuellement par un agent.
Suivi du matériel dédié à chaque salle
Ce module permet aux agents de gérer et de suivre le matériel disponible dans chaque salle (cuisine, tables, chaises, équipements audiovisuels, fournitures…).
Les agents peuvent facilement vérifier l’état du matériel, sa disponibilité pour les réservations et organiser son entretien ou sa réparation si nécessaire.
Contrats et signature électronique
Lorsqu’une réservation est confirmée, le système génère automatiquement un contrat de localisation adapté à l’événement. Ce contrat inclut les détails de la réservation et les conditions d’utilisation ce qui simplifie le processus administratif pour les agents.
Le contrat peut ensuite être signer électroniquement. Cela évite les allers-retours physiques pour la signature et assure une conservation numérique des documents.
Gestion des paiements et de la facturation
Les agents peuvent définir les tarifs pour chaque type de réservation, générer des factures aux utilisateurs et suivre les paiements effectués. En cas de non-paiement, le système peut envoyer des rappels.
Cela aide à maintenir une bonne gestion financière et assure que les réservations sont correctement facturées et payées à temps.
