Suivi des demandes et Parapheur courrier
Le module de suivi des démarches permet de centraliser la gestion et le suivi des demandes entrantes (courrier papier, mails, téléphone ou guichet).
Les fonctionnalités du module de suivi des demandes et parapheur courrier
Quel que soit le canal utilisé (mail, courrier papier, téléphone, guichet), la centralisation permet aux agents de regrouper et de suivre efficacement toutes les demandes.
- Tableau de bord global pour une vue d'ensemble des demandes en attente, en cours ou terminées
- Redirection automatique ou manuelle des demandes vers les agents
- Création de rappels automatiques pour les demandes en attente de traitement
- Réponse directe aux citoyens, associations ou organismes depuis l'interface
- Système d'étiquettes personnalisées
- Fiche de suivi pour chaque demande avec la possibilité d’ajouter des documents annexes (PDF, Excel, formulaires, etc.)
- Historique complet incluant les échanges associés
- Envoi de notifications personnalisables et automatiques aux agents
- Stockage sécurisé des demandes et des documents associés
- Création de rapports statistiques sur le traitement des demandes
- Mise à disposition d'une bibliothèque de modèles de courriers personnalisables pour les agents.
- Déclenchement de relances automatiques en cas de non-traitement
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Quelques précisions complémentaires
Tableau de bord global et centralisation des demandes
Ce tableau de bord offre une vue complète et centralisée des demandes, classées par leur statut (en attente, en cours, traitées). Les agents peuvent rapidement visualiser les demandes urgentes en assurant un suivi rigoureux des dossiers en traitement.
Réponse directe depuis l'interface
L’outil permet aux agents de répondre directement aux demandes via l’interface du logiciel sans avoir à passer par un autre outil de messagerie. Cela facilite et accélère la communication tout en assurant la traçabilité des échanges.
Fiche de suivi dédiée à chaque demande
Chaque demande bénéficie d’une fiche individuelle regroupant toutes les informations nécessaires (échanges internes, documents joints, étiquettes, l’état d’avancement). Cela permet une gestion plus précise et un suivi transparent de chaque dossier.
Rapports statistiques
Le module génère des rapports détaillés permettant de suivre la performance des services en fonction du nombre de demandes reçues et des délais de traitement. Ces statistiques permettent d’améliorer les processus internes et d’analyser les demandes.
